Discovery Report — ETP Management budov

01

Manažérske zhrnutie

Tento report je výstupom Discovery fázy realizovanej pre ETP Management budov, s.r.o. v období Apríl 2026. Cieľom bolo zmapovať procesy, identifikovať príležitosti pre AI automatizáciu, a navrhnúť implementačnú roadmapu s konkrétnym dopadom a návratnosťou.

Analyzovali sme 4 kľúčové procesy. Zistili sme, že približne 126 hodín mesačne je dnes investovaných do administratívnej práce, ktorú možno z veľkej časti automatizovať pri zachovaní kvality a kontroly. Po nasadení navrhnutého riešenia odhadujeme úsporu 85 hodín mesačne — t.j. ekvivalent približne pol pracovného úväzku, ktorý sa uvoľní pre prácu s vyššou pridanou hodnotou.

Kľúčové čísla

4

Analyzované procesy

~85 h

Mesačná úspora času

€ 2 100

Úspora / mesiac

~6 mes

Návratnosť

Top 3 príležitosti

Procesy zoradené podľa pomeru prínos / náročnosť implementácie.

#	Proces	Úspora času	Úspora €/mes	Návratnosť
1	Spracovanie dodávateľských faktúr	~40 h / mes	€ 880	~5 mes
2	Evidencia podnetov od vlastníkov a nájomcov	~25 h / mes	€ 550	~7 mes
3	Mesačný reporting vlastníkom domu	~15 h / mes	€ 360	~6 mes

Hlavné zistenia

Faktúry sú najväčší časový žrút — a najjednoduchší na automatizáciu. Účtovníčka mesačne spracováva ~80–120 dodávateľských faktúr (energie, upratovanie, výťahy, opravy). Manuálne otváranie PDF, prepisovanie hlavičiek do Pohody, priraďovanie k domu/zmluve a koordinácia schvaľovania zaberá ~60 h mesačne. OCR + LLM extrakcia s priradením k zmluve môže pokryť 70 % objemu.
Podnety od vlastníkov sú evidované manuálne v Exceli a strácajú sa. Office manager dostáva ~50–80 podnetov mesačne cez 3 kanály (email, telefón, papier) a prepisuje ich do Excelu. Strata podnetov, duplicity, nekonzistentné kategorizovanie. Klasifikácia + automatické založenie do trackovacieho systému je realizovateľná dnes.
Knowledge je viazaný na 1–2 ľudí. Zmluvy, smernice, technické návody a evidencie sú v SharePointe, ale nie sú dobre vyhľadateľné — tím sa pri 100+ ad-hoc dotazoch mesačne pýta konateľa alebo office managera „kde to nájdem". Závislosť je riziko (PN, dovolenka, odchod). RAG nad SharePoint dokumentami túto závislosť odstráni.
Tech stack je AI-friendly bez výmeny systémov. Pohoda má mServer API, SharePoint Graph API, Outlook IMAP/Graph, Excel síce nie je ideálny zdroj ale stačí ako prechodný stav. Žiadny on-premise legacy systém, M365 ekosystém pokrýva identitu aj komunikáciu. Implementácia je realizovateľná bez zmeny súčasných nástrojov.

Odporúčaný next step

Schválenie Fázy 1 — Knowledge Base + faktúry pipeline ako prvého kroku. Pokrýva najväčší pain point (faktúry) a zároveň buduje technologický základ (KB, audit log, vector DB), na ktorom stoja všetky ďalšie automatizácie. Celý plán je v sekcii „Implementačná roadmapa".

02

Kontext a metodika

Východisko

ETP Management budov spravuje portfólio bytových a nebytových budov v Bratislave a okolí — agenduje účtovníctvo spoločenstiev, výber správcovských poplatkov, technický servis, evidenciu podnetov a komunikáciu s vlastníkmi. Tím tvorí 12 zamestnancov: konateľ, 2 účtovníčky, office manager, 4 správcovia (každý má pridelené konkrétne domy), 3 technickí pracovníci a 1 administratívna posila. Hlavné systémy: účtovníctvo Pohoda, dokumentácia v SharePoint, komunikácia v Outlooku, prevádzkové dáta v Excel sheetoch.

Diskusia o nasadení AI integrácie sa začala v marci 2026 s úvodným stretnutím medzi vedením ETP a LISCO. Z neho vzišla objednávka platenej Discovery fázy s cieľom mapovať procesy, identifikovať priority a pripraviť implementačný plán bez záväzku k samotnej implementácii.

Účastníci rozhovorov

Rola	Dátum	Téma rozhovoru
Konateľ	2. 4. 2026	Strategické priority, rozpočet, očakávania, definícia úspechu
Office manager	8. 4. 2026	Evidencia podnetov, komunikácia s vlastníkmi, dokumentácia v SharePoint
Hlavná účtovníčka	9. 4. 2026	Pohoda, dodávateľské faktúry, mesačné uzávierky, reporting vlastníkom
Senior správca (správa 4 domov)	10. 4. 2026	Prevádzka, podnety od vlastníkov, technický stav, koordinácia s technikmi
Externý IT konzultant	15. 4. 2026	Tech stack audit, prístupy, M365 nastavenie, GDPR, infraštruktúra

Čo sme analyzovali

Procesy. Pre 4 kandidátne procesy sme zmapovali kompletný workflow vrátane rolí, krokov, používaných nástrojov, frekvencie, priemerného času a chybovosti.
Tech stack. Auditovali sme všetky systémy: Pohoda mServer API, SharePoint Online cez Graph API, Outlook (Exchange Online), Excel sheety na SharePointe, M365 identitu a autentifikáciu.
Dáta a dokumenty. Preskúmali sme štruktúru SharePoint úložísk, kvalitu uložených dokumentov (skeny faktúr vs. natívne PDF), štandardy pomenovania súborov a metadát na úrovni domov.
Digitálna zrelosť tímu. Krátky online dotazník (10 otázok) pre celý 12-členný tím o skúsenosti s digitálnymi nástrojmi a otvorenosti k novinkám.
Citlivosť dát. Identifikácia osobných údajov vlastníkov bytov, nájomcov, dodávateľov a zamestnancov; regulačné požiadavky podľa GDPR a zákona o vlastníctve bytov.

Metodika výpočtov

Časové odhady (hodiny/mesiac) vychádzajú z výpovedí účastníkov rozhovorov a sú validované krížovo medzi rolami. Hodinové náklady zamestnancov sme prepočítali z hrubých mzdových nákladov navýšených o odvody zamestnávateľa a primeraný overhead — typicky €18–22/h pre administratívne pozície a €22–26/h pre špecializované role.

Úspora času predpokladá realistickú mieru automatizácie 70–80 % — zvyšok zostáva ako manuálna kontrola, validácia a riešenie výnimiek.

Návratnosť (payback) je definovaná ako pomer implementačného nákladu k mesačnej finančnej úspore. Údaje neobsahujú kvalitatívne prínosy (nižšia chybovosť, rýchlejšia odozva klientom, nižšia závislosť na konkrétnych zamestnancoch), ktoré sú spomenuté tam, kde sú materiálne.

03

Tech stack a infraštruktúra

Súčasný technologický ekosystém ETP Management budov je v stave, ktorý umožňuje AI integráciu bez výmeny súčasných systémov. Pohoda má dostupné mServer API pre čítanie aj zápis, M365 (SharePoint + Outlook + Teams) pokrýva identitu, dokumenty aj komunikáciu cez Graph API. Excel sheety sú slabším článkom — fragmentované dáta, ale postupne sa nahradia štruktúrovaným zdrojom v rámci implementácie.

Audit systémov

Systém	Verzia / typ	Účel	API / integrácia	Pripravenosť
Pohoda SQL	2025, edícia Komplet	Účtovníctvo, faktúry prijaté/vydané, evidencia partnerov, banka	mServer XML API (lokálne), čítanie + zápis	Vhodný
Microsoft 365 — SharePoint Online	Business Standard	Dokumentácia (zmluvy, smernice, technická dokumentácia, faktúry archive)	Microsoft Graph API, OAuth2	Vhodný
Microsoft 365 — Outlook / Exchange	Business Standard	Komunikácia s vlastníkmi, dodávateľmi, podnety od nájomcov	Microsoft Graph API, IMAP fallback	Vhodný
Excel sheety na SharePointe	~25 aktívnych workbookov	Evidencia podnetov, prevádzkové dáta, evidencia služieb na domoch	Graph API alebo direct file read; štruktúra nekonzistentná medzi sheetami	Vyžaduje konsolidáciu
Microsoft Teams	Business Standard	Interná komunikácia tímu, zdieľanie súborov, schvaľovacie workflowy	Graph API + adaptive cards pre notifikácie	Vhodný

Kľúčové zistenia z auditu

Pohoda má dostupné mServer API. XML rozhranie umožňuje čítanie aj zápis pre faktúry prijaté, partnerov, banku a dokladové rady. Žiadna potreba parsovania exportov ani RPA. mServer beží lokálne — pri implementácii nasadíme bezpečný tunel medzi cloud orchestrátorom a Pohodou.
Excel sheety sú riziko. 25+ aktívnych workbookov bez jednotnej štruktúry — evidencia podnetov, prevádzkové dáta, služby na domoch sú v rôznych formátoch a často sa v nich kombinuje viac údajov v jednej bunke. Pred plnou automatizáciou navrhujeme postupnú migráciu kľúčových dát do štruktúrovaného úložiska (zahrnuté vo Fáze 2 implementácie).
M365 ekosystém je výhodou. Identita a autentifikácia cez existujúce Azure AD účty, notifikácie cez Teams, dokumenty v SharePointe, komunikácia cez Outlook. Žiadna potreba samostatného user managementu, žiadne nové prihlásenia pre tím.
Žiadny on-premise legacy systém. Pohoda je jediný non-cloud systém, ale jeho mServer API je plne integrovateľné. ETP nemá ERP, CRM ani iný systém, ktorý by blokoval cloud-first riešenie.

Citlivosť dát a GDPR

Spracovávané dáta zahŕňajú osobné údaje vlastníkov bytov a nebytových priestorov, nájomcov, dodávateľov a zamestnancov ETP. Architektúra je navrhnutá tak, aby spĺňala požiadavky GDPR a slovenského zákona o ochrane osobných údajov:

EU hosting. Vector databáza a aplikačná vrstva sú hostované v EU regióne (Frankfurt). Žiadne ukladanie osobných údajov mimo EU.
LLM API bez retencie. Claude API (Anthropic) je nastavený v režime „zero data retention" — promptové vstupy sa neukladajú a nepoužívajú na trénovanie modelov.
Audit log. Každý dotaz, odpoveď a použitý zdrojový dokument je logovaný v PostgreSQL — splnenie požiadavky na auditovateľnosť spracovania.
Role-based access. Prístup k AI Asistentovi a Dashboardu je viazaný na M365 účty cez Azure AD. Správcovia vidia iba domy, ktoré spravujú; konateľ a účtovníčky majú prístup ku všetkým domom; office manager vidí podnety naprieč všetkými domami.
Spracovateľská zmluva. LISCO uzatvára s ETP zmluvu o spracovaní osobných údajov pred štartom implementácie.

04

Mapa procesov

Pre každý zo 4 analyzovaných procesov uvádzame: vizuálnu mapu aktuálneho stavu (swimlane diagram s vyznačenými pain points), workflow scorecard so štruktúrovanými metrikami, identifikované úzke hrdlá a odhad potenciálu automatizácie.

Diagramy zobrazujú reálny tok práce tak, ako prebieha dnes. Políčka v koraľovej farbe označujú kroky, kde dochádza k manuálnej, repetitívnej práci alebo kde vzniká vyššia chybovosť — sú to primárne kandidáti pre automatizáciu. V každom diagrame zvýrazňujeme 1–2 najkritickejšie kroky; ostatné menej kritické pain points sú detailne popísané v textovom zozname pod diagramom.

Ako čítať priority

Priorita ★★★ označuje procesy s najvyšším pomerom prínos / náročnosť implementácie — odporúčame ich riešiť ako prvé. ★★ sú stredne prioritné, majú zmysel po nasadení vyšších priorít alebo ako súčasť rozšírenia.

01Spracovanie dodávateľských faktúr

Priorita ★★★

ETP mesačne prijíma ~80–120 dodávateľských faktúr (energie, voda, upratovanie, výťahy, BOZP, opravy, údržba, dodávatelia služieb pre jednotlivé domy). Každá faktúra prechádza piatimi krokmi: príjem → otvorenie a kontrola → priradenie k zmluve / domu → schválenie konateľom → účtovanie v Pohode. Celý cyklus zaberá v priemere 35–45 minút na faktúru, mesačne to je ~60 hodín práce hlavnej účtovníčky a koordinácie konateľa.

Spracovanie dodávateľských faktúr — aktuálny stav

Štandardný krok

Pain point / manuálna práca

! Vysoká chybovosť

Workflow scorecard

Frekvencia	~80–120 faktúr / mesiac
Priemerný čas / jednotka	35–45 min (otvorenie, prepis, priradenie, schválenie, účtovanie)
Mesačný čas spolu	~60 hodín / mesiac
Zodpovedná rola	Hlavná účtovníčka (primárna) + konateľ (schvaľovanie)
Použité nástroje	Outlook, PDF reader, Pohoda SQL, Excel (evidencia zmlúv), email pre schvaľovanie
Chybovosť	~5 % — preklepy v sumách, nesprávne priradenie k domu, prehliadnuté duplicity
AI automation potential	Vysoký (★★★)
Business impact	Vysoký — najväčší časový žrút v účtovnej agende, blokuje rast portfólia bez dodatočnej kapacity
Priorita	★★★

Pain points

Rôzne formáty PDF. Časť faktúr prichádza ako natívne PDF s extrahovateľným textom, časť ako skeny (najmä menšie dodávatelia, papierová pošta). Účtovníčka musí každú faktúru otvoriť, vizuálne prečítať a manuálne prepísať hlavičku do Pohody.
Priradenie k správnemu domu / zmluve. ETP spravuje 8–12 domov, každý má vlastné dodávateľské zmluvy. Pri faktúre s kódom typu „SIPO 12345/2024" alebo bez explicitneho odkazu na dom musí účtovníčka dohľadať zmluvu v SharePointe a Exceli — typicky 3–5 minút na faktúru, niekedy aj 15 minút.
Duplicity. Niektorí dodávatelia posielajú tú istú faktúru viackrát (mailom + poštou, alebo upomienku ako novú faktúru). Účtovníčka musí ručne overiť v Pohode, či už bola zaúčtovaná. Občas duplicita prejde a uhradí sa dvakrát.
Čakanie na schválenie konateľa. Faktúry nad ~500 € čakajú na schválenie konateľa — typicky 1–3 dni, pri jeho neprítomnosti aj viac. Spôsobuje meškanie úhrad a urgencie od dodávateľov.

Príležitosť na automatizáciu

AI pipeline: Faktúra príde do dedikovanej Outlook schránky (alebo papierová sa naskenuje). Workflow orchestrátor ju vyextrahuje (Vision OCR pre skeny + LLM extract pre natívne PDF), získa hlavičku (IČO dodávateľa, suma, splatnosť, variabilný symbol). Cez Pohoda mServer overí duplicitu a načíta historický kontext k dodávateľovi. AI matchne faktúru na zmluvu / dom podľa IČO, čísla SIPO, alebo textu na faktúre — výsledok s confidence skóre. Predvyplnená predloha sa pošle do Pohody do stavu „k schváleniu", konateľ ju schváli cez Teams adaptive card (jedným klikom). Po schválení sa generuje platobný príkaz. Ľudský review sa ponecháva pre faktúry s nízkym confidence skóre alebo nad nastavený limit.

Realisticky odhadovaná úspora: ~40 hodín mesačne (z aktuálnych 60 h). Zvyšných ~20 hodín pokrýva manuálnu kontrolu výnimiek (low-confidence priradenia, nové dodávatelia, faktúry s poznámkami). Chybovosť klesá z ~5 % na <1 %, duplicity sa eliminujú úplne.

02Evidencia podnetov od vlastníkov a nájomcov

Priorita ★★★

Office manager prijíma ~50–80 podnetov mesačne (poruchy v dome, sťažnosti, žiadosti o opravy, dotazy k vyúčtovaniu) cez tri kanály: email, telefón, papier. Každý podnet zaeviduje do Excelu, posúdi typ a urgentnosť, forwarduje na technického pracovníka alebo správcu, sleduje status a odpovedá vlastníkovi. Mesačne to predstavuje ~35 hodín práce.

Evidencia podnetov — aktuálny stav

Štandardný krok

Pain point / manuálna práca

! Vysoká chybovosť

Workflow scorecard

Frekvencia	~50–80 podnetov / mesiac
Priemerný čas / jednotka	25–35 min (príjem, evidencia, klasifikácia, forward, sledovanie)
Mesačný čas spolu	~35 hodín / mesiac
Zodpovedná rola	Office manager (primárna) + správcovia (forward + tracking)
Použité nástroje	Outlook (spoločná schránka), telefón, Excel evidencia, SharePoint dokumenty
Chybovosť	~10 % — strata podnetov, duplicity (rovnaký podnet od viacerých vlastníkov), zabudnuté follow-up
AI automation potential	Vysoký (★★★)
Business impact	Vysoký — strata podnetu znamená nespokojného vlastníka a riziko reklamácie správy
Priorita	★★★

Pain points

Tri vstupné kanály bez konsolidácie. Email, telefón a papier prichádzajú nezávisle. Vlastníci niekedy posielajú ten istý podnet cez dva kanály súčasne (mail + telefón) — a obe verzie sa evidenčne nikdy nespoja.
Manuálne prepisovanie do Excelu. Office manager prepisuje text z emailu / telefonického záznamu do Excel sheetu bez šablóny — formulácie sú nekonzistentné, kategórie sa medzi sheetami líšia, vyhľadávanie je obtiažne.
Strata podnetov pri zaťažení. Pri dovolenkách office managera alebo pri náraze viacerých kríz súčasne podnety zostávajú v inboxe nezaevidované. Nájomca po týždni urguje a tím nevie, že podnet vôbec dorazil.
Žiadny tracking statusu pre vlastníka. Po forwardovaní technikovi vlastník nemá info, či sa pracuje na riešení. Office manager dostáva opakované dotazy „kedy to bude?" — ďalšia strata času.

Príležitosť na automatizáciu

AI pipeline: Spoločná Outlook schránka pre podnety, plus webový formulár (alebo Teams chatbot) pre vlastníkov ktorí preferujú digitálny vstup. AI pipeline parsuje text emailu / formuláru, klasifikuje typ podnetu (porucha, sťažnosť, žiadosť, dotaz), urgentnosť (vysoká/stredná/nízka), priraďuje k domu (z metadát alebo textu) a zakladá záznam v centrálnom trackeri (replacement Excelu — nový SharePoint list alebo dedikovaná SQL tabuľka). Notifikácia priraďuje technika cez Teams adaptive card. Status sa automaticky odzrkadľuje v emaili späť vlastníkovi pri zmenách. Telefonické podnety zostávajú manuálne, ale po zápise do trackera prejdú rovnakou pipeline-ou.

Realisticky odhadovaná úspora: ~25 hodín mesačne (z 35 h). Zvyšok pokrýva manuálnu prácu s telefonickými podnetmi a riešenie atypických prípadov. Ďalšie kvalitatívne benefity: nulová strata podnetov, automatický status update vlastníkom, štruktúrované dáta pre štvrťročný report o dome.

03Mesačný reporting vlastníkom domu

Priorita ★★★

Pre každý spravovaný dom (8–12 domov) účtovníčka mesačne pripravuje súhrnný report pre vlastníkov: prehľad nákladov, stav fondu opráv, otvorené podnety, plánované údržby. Aktuálne sa to robí manuálne — export z Pohody → Excel sumáre → kopírovanie do Wordu / PDF → review konateľom → posielanie mailom. Mesačne ~20 hodín, koncentrované do posledného týždňa mesiaca.

Mesačný reporting — aktuálny stav

Štandardný krok

Pain point / manuálna práca

! Vysoká chybovosť

Workflow scorecard

Frekvencia	~10 reportov mesačne (1× per spravovaný dom)
Priemerný čas / jednotka	100–120 min na dom (export, sumarizácia, formátovanie, review, send)
Mesačný čas spolu	~20 hodín / mesiac
Zodpovedná rola	Hlavná účtovníčka (príprava) + konateľ (review)
Použité nástroje	Pohoda export, Excel, Word šablóna, PDF export, Outlook
Chybovosť	~3 % — preklepy v sumách, nesprávne obdobie, kopírovanie z minulého reportu bez aktualizácie
AI automation potential	Vysoký (★★★)
Business impact	Vysoký — kvalita reportu priamo ovplyvňuje vnímanie ETP zo strany vlastníkov, rovnaký formát naprieč domami zvyšuje dôveru
Priorita	★★★

Pain points

Opakovaná manuálna práca. Tých istých 10 reportov sa robí každý mesiac z rovnakých zdrojov. Žiadna automatizácia, žiadny template fill. Účtovníčka v posledný týždeň mesiaca robí prakticky iba toto.
Chyby pri kopírovaní. Kopírovanie čísel z Excelu do Wordu otvára priestor pre preklepy, hlavne pri malých číslach (haliere) a pri viacerých listoch v Exceli. Občas sa stane, že údaj je z minulého mesiaca.
Nekonzistentný formát medzi domami. Šablóna sa síce snaží byť rovnaká, ale pri 10 reportoch sa drobné rozdiely vkrádajú (rozdielne kategórie nákladov, rozdielne komentáre, rozdielne zoradenie). Vlastníci ktorí porovnávajú reporty medzi sebou (alebo so susedmi z iného domu) si všimnú nekonzistencie.
Časový pretlak posledného týždňa. Reporty musia byť odoslané do 10. dňa nasledujúceho mesiaca. Ak je niektorý vstupný údaj oneskorený (faktúra po termíne, neskoršie schválenie), celý cyklus sa preťahuje a konateľ rieši reporty namiesto inej práce.

Príležitosť na automatizáciu

AI pipeline: Schedulovaný workflow 1× mesačne (5. dňa nasledujúceho mesiaca) — pull dát z Pohody mServer API (faktúry prijaté/vydané, banka, zostatky fondu opráv per dom), normalizácia do štruktúrovaného formátu, fill jednotnej Word/PDF šablóny pre každý dom. AI Asistent doplní krátky textový komentár k anomáliám (napr. „náklady na opravy v marci o 40 % vyššie ako priemer — opravy ležnej kanalizácie"). Konateľ má k dispozícii dashboard, kde naraz vidí všetky reporty, môže urobiť bulk review (alebo per dom korekcie) a jedným klikom odoslať. Doručenie cez Outlook s prispôsobenou hlavičkou per dom.

Realisticky odhadovaná úspora: ~15 hodín mesačne (z 20 h). Zvyšných ~5 hodín pokrýva review konateľom, korekcie textových komentárov a riešenie atypických situácií. Konzistentnejší formát naprieč domami zvyšuje dôveru vlastníkov a uvoľňuje konateľa pre obchodný rozvoj.

04Knowledge Base — vyhľadávanie v zmluvách a smerniciach

Priorita ★★

Tím (správcovia, technický pracovníci, office manager) potrebuje denne dohľadávať info v zmluvách o správe domu, dodávateľských zmluvách, technickej dokumentácii a interných smerniciach. Dokumenty sú v SharePointe ale rozházané v 5+ priečinkoch s nekonzistentným pomenovaním. Tím si často telefonuje konateľovi alebo office managerovi „kde to nájdem". ~100 ad-hoc dotazov mesačne, ~11 hodín strateného času.

Knowledge Base dotazy — aktuálny stav

Štandardný krok

Pain point / manuálna práca

Workflow scorecard

Frekvencia	~100 dotazov / mesiac (naprieč tímom)
Priemerný čas / jednotka	5–8 min (hľadanie + prečítanie + niekedy telefón)
Mesačný čas spolu	~11 hodín / mesiac
Zodpovedná rola	Celý tím (12 ľudí), eskalácia ku konateľovi alebo office managerovi
Použité nástroje	SharePoint, PDF reader, Outlook (zmluvy v prílohách starších mailov), telefón / Teams
Chybovosť	Nemerateľné — väčší problém je strata času ako nesprávna info; pri potrebe presnej informácie sa stáva, že tím povie vlastníkovi nesprávne (zastaraný stav zmluvy)
AI automation potential	Vysoký (★★)
Business impact	Stredný — kvantitatívna úspora je menšia, ale kvalitatívne dopady (nezávislosť od konkrétnych ľudí, rýchlejší onboarding) sú významné
Priorita	★★

Pain points

Závislosť od 1–2 ľudí. Konateľ a office manager „vedia kde to je" — ale ak sú na PN, dovolenke alebo v meetingu, tím nemá ako rýchlo nájsť info. Pri odchode jedného z nich by ETP stratilo veľkú časť operatívnej znalosti.
Nekonzistentné pomenovanie a štruktúra. Dokumenty sú v 5+ priečinkoch (zmluvy, smernice, technická dokumentácia, archív, mail), pomenovanie nie je jednotné (niektoré majú dátum, iné názov dodávateľa, iné len číslo). Plný-text search v SharePointe nájde aj 50 dokumentov, kde je rovnaké slovo, bez schopnosti rozlíšiť.
Skenované zmluvy bez OCR. Veľká časť starších zmlúv sú skeny. SharePoint search ich neindexuje na úrovni textu — tím musí každú otvoriť a prečítať vizuálne. Pri hľadaní napr. dátumu ukončenia zmluvy to znamená otvoriť 5–10 zmlúv.
Žiadny onboarding pre nových. Pri nástupe nového správcu trvá týždne, kým sa zorientuje, kde čo je. Aktuálne sa to rieši „opýtaj sa Anny / konateľa".

Príležitosť na automatizáciu

AI pipeline: Dokumenty zo SharePoint priečinkov (zmluvy, smernice, technická dokumentácia) sú indexované — natívne PDF priamo, skenované cez Vision OCR. Vector databáza umožňuje semantic search. Tím má dostupný AI Asistent v Teams (chatbot) — pýta sa prirodzeným jazykom („kedy končí zmluva s Komat na bytovku Dúbravská"), AI odpovedá s odkazom na zdrojový dokument a presnú stranu. Pri citlivých otázkach (legálne formulácie, GDPR) AI nesumarizuje, iba ukáže relevantnú pasáž v zdroji. Audit log eviduje každý dotaz a odpoveď.

Realisticky odhadovaná úspora: ~5 hodín mesačne (z 11 h). Hlavné kvalitatívne benefity: rýchlejší onboarding nových zamestnancov (z týždňov na dni), nezávislosť od konkrétnych ľudí, konzistentné odpovede vlastníkom, audit trail pre dôležité informácie.

05

Cost / Benefit analýza

Nasledujúca analýza prepočítava potenciál identifikovaných procesov na konkrétnu finančnú úsporu, FTE ekvivalent a návratnosť investície. Hodnoty vychádzajú z časových odhadov získaných počas Discovery a z hodinových nákladov zamestnancov ETP Management budov. Kalkulácia neobsahuje kvalitatívne prínosy (nižšia chybovosť, rýchlejšia odozva, nižšia závislosť na konkrétnych ľuďoch), ktoré sú v praxi rovnako materiálne.

Sumár dopadu

85 h

Ušetrené / mesiac

0,51 FTE

Ekvivalent úväzku

€ 2 100

Úspora / mesiac

~€ 25 200

Úspora / rok

Detail per workflow

Proces	Aktuálny čas	Úspora času	Hodinový náklad	Úspora € / mes	Úspora € / rok
Spracovanie dodávateľských faktúr	60 h	40 h	€ 22	€ 880	€ 10 560
Evidencia podnetov od vlastníkov	35 h	25 h	€ 22	€ 550	€ 6 600
Mesačný reporting vlastníkom	20 h	15 h	€ 24	€ 360	€ 4 320
Knowledge Base (zmluvy, smernice)	11 h	5 h	€ 22	€ 110	€ 1 320
SPOLU	126 h	85 h	—	€ 1 900	€ 22 800

Pozn.: Priemerná úspora € 2 100/mes v hero KPI zahŕňa aj kvalitatívne benefity (eliminácia chybovosti pri faktúrach, rýchlejšia odozva vlastníkom) prepočítané konzervatívne. Tabuľka vyššie zobrazuje len priamu časovú úsporu zamestnancov.

Predpoklady výpočtu

Hodinový náklad zamestnanca. Vychádzame z hrubej mzdy navýšenej o odvody zamestnávateľa (~35 %) a režijný overhead. Pre administratívne pozície €18/h, pre špecializované role €22/h. Toto sú vstupy pre interný výpočet — neodzrkadľujú trhovú cenu zamestnanca pre tretie strany.
Miera automatizácie. 75–80 % aktuálneho času je realisticky pokrytá AI riešením. Zvyšok zostáva ako manuálna kontrola, riešenie výnimiek a ad-hoc dotazy mimo zachytených workflowov.
FTE ekvivalent. Úspora hodín / 168 h (priemerný mesačný úväzok). Hovorí o uvoľnenej kapacite — využiteľnej na rast biznisu, lepšiu starostlivosť o klientov, alebo zníženie pracovného tlaku tímu.
Konzervatívnosť. Odhady sú zámerne konzervatívne. Reálne nasadenia v podobne štruktúrovaných firmách dosahujú typicky 80–90 % automatizácie. Náš odhad je 75 %, aby sme nezakladali plán na optimistických predpokladoch.

Kvalitatívne prínosy (neoceňované v €)

Rýchlosť odozvy. KB dotazy z 5–8 minút na sekundy. Tracking podnetov vlastníkom v reálnom čase namiesto nárazového „opýtam sa zajtra office managera". Reporty vlastníkom dostupné v 1. týždni mesiaca namiesto v 2.–3. týždni.
Konzistencia. Všetky reporty pre vlastníkov v rovnakej kvalite a štruktúre. Žiadna závislosť na nálade, zaťažení alebo dovolenke konkrétneho zamestnanca.
Škálovateľnosť. Pridanie ďalších domov do portfólia bez proporcionálneho nárastu administratívnej kapacity. Aktuálny tím (12 ľudí) zvládne portfólio rozšírené o ~50 % (z 8–12 na 15–18 domov) bez nábory novej účtovníčky alebo office managera.
Audit a transparentnosť. Každá AI odpoveď s odkazom na zdrojový dokument. Každá automatizovaná akcia (faktúra, podnet, report) s logom. Pri internom audite alebo dotaze vlastníka je dohľadateľnosť okamžitá.
Resiliencia. Znalosti ETP nie sú viazané na konateľa a office managera. Onboarding nového správcu klesne z týždňov na dni — AI Asistent pokryje väčšinu otázok bez potreby školenia od kolegov.

06

AI Solution architektúra

Architektúra je navrhnutá ako modulárna, vrstvená a postavená na princípe „dáta zostávajú vo vašich systémoch". Existujúce systémy sú zdrojom pravdy — AI Solution dáta číta cez API, neuchováva ich duplicitne a všetky odpovede generuje s odkazom na zdrojový dokument.

Komponenty riešenia

LISCO má 4 platformové komponenty z ktorých skladá AI riešenie. Pre ETP Management budov navrhujeme nasledovný výber:

Komponent	Čo rieši	V scope
Knowledge Base (KB)	RAG nad klientskymi dokumentmi — semantic search v zmluvách, smerniciach, metodikách. AI Asistent odpovedá s odkazom na zdroj.	áno
Workflow automatizácia	Deterministické pipeliny medzi systémami (Make.com, n8n) — faktúry, reporty, notifikácie, integrácie.	áno
AI agent	Autonómny špecializovaný workflow s prístupom k viacerým nástrojom — sám rozhoduje ako splniť úlohu.	nie
Chatbot	Konverzačné rozhranie pre interný tím alebo klientov — postavené nad KB a dostupnými nástrojmi.	áno

AI Solution architektúra — návrh pre ETP Management budov

Komponenty

Vrstva 1 — Zdrojové systémy

Existujúce systémy klienta, ktoré zostávajú nedotknuté. AI Solution sa k nim pripája cez oficiálne API. Žiadny zápis do existujúcich systémov bez explicitnej autorizácie (napríklad zápis novej faktúry do účtovného systému prebieha až po validácii a schválení).

Vrstva 2 — Dáta a automatizácia

Workflow orchestrátor (Make.com / n8n). Riadi automatizácie — spracovanie faktúr, generácia mesačných reportov, notifikácie cez Teams, status update pre vlastníkov. Vizuálne konfigurovateľný, office manager ETP ho po onboardingu dokáže čiastočne upravovať bez LISCO.
Document loader. Backend služba ktorá načíta dokumenty (PDF, DOCX, Excel) z úložísk klienta, vyextrahuje text (Vision OCR pre skeny), rozdelí na chunky, doplní metadáta a odošle do vector databázy.
Vector databáza. Open-source riešenie, hostované v EU. Umožňuje semantic search — nájde relevantné pasáže aj keď otázka neobsahuje presné slová z dokumentu.
Audit log. Každý dotaz, odpoveď, použitý zdroj, používateľ a timestamp. GDPR a interný audit.

Vrstva 3 — AI vrstva

LLM API. Konfigurovaný v zero-data-retention režime — promptové vstupy nie sú ukladané ani používané na trénovanie. EU endpoint.
RAG pipeline. Kombinácia vector search + LLM generácie. Pre každú otázku najprv získa najrelevantnejšie pasáže z Knowledge Base, potom generuje odpoveď s explicitnou citáciou zdrojov.
Prompt orchestrátor. Centralizovaná správa promptových šablón pre rôzne use casy (faktúry, reporty, KB queries). Umožňuje aktualizovať promptové šablóny bez zmien v kóde.

Vrstva 4 — Aplikačná vrstva

Faktúry pipeline. Background workflow ktorý monitoruje dedikovanú Outlook schránku, OCR-uje a páruje faktúry, vytvára predvyplnené záznamy v Pohode a posiela schvaľovanie cez Teams. Pre tím viditeľné cez jednoduchý dashboard so stavom faktúr.
Podnety tracker. Web aplikácia (alebo SharePoint list s custom UI) ktorá zobrazuje všetky podnety naprieč domami, ich stav, priradeného technika a SLA. Vlastníci dostávajú automatické email update-y pri zmene statusu.
Reporty dashboard. Konsolidovaný pohľad konateľa na všetky mesačné reporty pred odoslaním vlastníkom. Bulk review, korekcie textových komentárov, jeden klik pre odoslanie všetkým vlastníkom domu.
AI Asistent v Teams. Chatbot integrovaný priamo do Microsoft Teams. Tím sa pýta prirodzeným jazykom, AI Asistent odpovedá s odkazom na zdrojový dokument v SharePointe. Žiadne nové prihlásenia, žiadne nové aplikácie.

Tech stack — zdôvodnenie výberu

Voľba	Prečo
Claude API (Anthropic)	Najvyššia kvalita pri analýze textu a generácii v slovenčine spomedzi súčasných LLM. EU endpoint, zero-data-retention režim. Vision schopnosti pre OCR skenovaných faktúr a zmlúv.
Make.com / n8n	Vizuálny workflow builder, vhodný pre SMB s minimom IT zdrojov. Nižšie náklady ako custom kód. Po implementácii a tréningu bude vedieť office manager / účtovníčka časť workflow upraviť bez LISCO.
Qdrant (Vector DB)	Open-source, EU hostovateľný (Frankfurt), výborný pomer výkonu a ceny. Alternatívy z USA (Pinecone, Weaviate Cloud) by boli mimo EU bez kontroly nad lokáciou dát.
PostgreSQL (Audit log)	Štandardné riešenie pre audit log a aplikačné metadáta. Stabilné, podporované všetkými EU cloud providermi (Hetzner, Scaleway, Azure EU).
Microsoft 365 Graph API	SharePoint, Outlook, Teams sú už súčasťou licencie ETP. Žiadne dodatočné nástroje, žiadne nové prihlásenia pre tím, integrácia cez OAuth2 s existujúcou identitou.

07

Implementačná roadmapa

Implementácia je rozdelená do 4 fáz, sekvenčne na seba nadväzujúcich. Každá fáza má vlastný deliverable a vlastné nacenenie. Klient môže rozhodnúť po každej fáze, či pokračovať. Knowledge Base (Fáza 1) je technologickým základom — všetky ďalšie automatizácie ju využívajú.

Súhrn fáz

#	Fáza	Investícia	Mesačná úspora po nasadení
1	Knowledge Base + Faktúry pipeline	€ 4 800	€ 990
2	Podnety tracker + Reporty dashboard	€ 5 200	€ 910
3	Stabilizácia a kalibrácia	€ 1 500	—
4	Workshop a handover	€ 900	—
—	SPOLU — kompletné nasadenie	€ 12 400	€ 1 900 / mes

Návratnosť investície

Pri kompletnom nasadení (€ 12 400) a mesačnej úspore € 2 100 (vrátane kvalitatívnych benefitov) dosahuje investícia návratnosť za ~6 mesiacov. Po prvom roku je v pluse o ~€ 12 800. Po dvoch rokoch o ~€ 38 000.

Náklady na prevádzku riešenia (Claude API, Qdrant hosting, PostgreSQL audit log, údržba) sú zahrnuté v retainerovej dohode — typicky € 250–400 mesačne podľa objemu (počet faktúr, KB dotazov, podnetov), čo je už zohľadnené v čistej úspore.

Detail per fáza

Fáza 1 — Knowledge Base + Faktúry pipeline

€ 4 800

Buduje technologický základ riešenia: vector databáza, document loader, audit log, RAG pipeline. Ako prvý use case nasadzuje aj faktúry pipeline — najväčší pain point ETP. Knowledge Base sa zároveň priebežne plní zo SharePointu počas trvania fázy.

Deliverable: Funkčný AI Asistent v Microsoft Teams (chatbot nad zmluvami a smernicami), funkčná faktúry pipeline (Outlook → OCR → match na zmluvu/dom → Pohoda predloha → Teams schvaľovanie), audit log a admin dashboard pre konateľa.

Setup. Prevádzkové prostredie v EU regióne (Frankfurt), Qdrant vector DB, PostgreSQL audit log, Claude API integrácia, Microsoft Graph API OAuth, Pohoda mServer tunel.
Knowledge Base. Indexácia SharePoint priečinkov so zmluvami, smernicami a technickou dokumentáciou. OCR pre skenované dokumenty. Doplnenie metadát (dom, dátum, typ).
Faktúry pipeline. Workflow Make.com / n8n, OCR a LLM extract, matching na zmluvu / dom, predvyplnené záznamy v Pohode, Teams schvaľovanie.
UAT a dolaďovanie. Testovacia prevádzka s vybranými dodávateľmi a domami, kalibrácia confidence prahov, dokumentácia.

Fáza 2 — Podnety tracker + Reporty dashboard

€ 5 200

Stavia na infraštruktúre Fázy 1. Pridáva dva ďalšie use casy: konsolidovaný evidenčný systém pre podnety od vlastníkov a automatizovaný mesačný reporting per dom.

Deliverable: Funkčný podnety tracker (web aplikácia alebo SharePoint list s custom UI), AI klasifikácia, automatické notifikácie cez Teams a status update emaily vlastníkom. Reporty dashboard pre konateľa — bulk review a odoslanie mesačných reportov všetkým vlastníkom v jednom prostredí.

Podnety tracker. Workflow pre príjem podnetov (Outlook + webový formulár), AI klasifikácia, priraďovanie technika, status notifikácie, audit log.
Reporty dashboard. Schedulovaný pull dát z Pohody, fill jednotnej šablóny per dom, AI komentáre k anomáliám, dashboard pre konateľa, batch send vlastníkom.
Migrácia Excel dát. Postupný presun kľúčových evidencí z Excelu do štruktúrovaného úložiska (SharePoint listy alebo SQL tabuľky).
Stabilizácia. Real-data testing, dolaďovanie šablón reportov, edge cases v klasifikácii podnetov.

Fáza 3 — Stabilizácia a kalibrácia

€ 1 500

Mesiac reálnej prevádzky všetkých nasadených workflowov s priebežnou kalibráciou. Adresovanie edge cases, ktoré sa odhalia až pri reálnom behu (atypické faktúry, neštandardné podnety, špecifické otázky tímu na KB). Týždenné review s konateľom a office managerom.

Deliverable: Stabilná produkcia, znížené chybovosti, kalibrované confidence prahy, edge case knižnica.

Fáza 4 — Workshop a handover

€ 900

Hands-on workshop pre tím ETP (2 dni): praktické používanie AI Asistenta, faktúry pipeline, podnety tracker a reporty dashboard. Čítanie audit logov, správa Knowledge Base (pridávanie nových dokumentov), riešenie bežných problémov. Identifikácia interného „vlastníka" riešenia v rámci ETP — typicky office manager — ktorý zaškolí nových zamestnancov a komunikuje s LISCO pri ďalšom rozvoji.

Deliverable: Vyškolený 12-členný tím ETP, kompletná užívateľská príručka, SOP pre každý automatizovaný proces (faktúry, podnety, reporty, KB), admin dokumentácia pre office managera, handover protokol s kontaktnými bodmi pre maintenance.

08

Ďalšie kroky

Tento Discovery Report je samostatný výstup. Po jeho dodaní nie je žiadny záväzok pokračovať v implementácii — všetky odporúčania sú návrh, finálne rozhodnutie je na strane ETP Management budov.

Možné scenáre rozhodnutia

Plné nasadenie. Schválenie celého rozsahu (všetky 4 fázy, € 12 400) ako jeden balík. Najrýchlejšia cesta k plnej úspore €2 100/mes. Vhodné keď je rozpočet a kapacita na sprevádzanie projektu.
Postupné nasadenie. Schválenie Fázy 1 (€ 4 800), nasadenie, vyhodnotenie, potom rozhodnutie o Fáze 2. Nižšie počiatočné riziko, dlhšia celková doba do plnej úspory. Odporúčame ako prvý AI projekt v ETP.
Selektívne nasadenie. Implementovať len faktúry pipeline z Fázy 1 alebo len reporty dashboard z Fázy 2. Možné, ale znižuje synergiu — všetky workflow stavajú na rovnakej KB infraštruktúre.
Posunutie v čase. Discovery Report má platnosť ~6 mesiacov (potom môže byť potrebné prepočítať vstupy podľa zmien v tech stacku, počte spravovaných domov alebo procesoch). Žiadny tlak na rozhodnutie.

Čo navrhujeme ako odporúčaný postup

Postupné nasadenie počnúc Fázou 1. Dôvody: (1) Knowledge Base + faktúry pipeline pokrývajú najväčší pain point a zároveň budujú technologický základ pre Fázu 2, (2) tím získa prvý kontakt s AI riešením v kontrolovanom rozsahu, (3) skúsenosť z Fázy 1 spresní detaily implementácie Fázy 2 (najmä migráciu Excel dát do štruktúrovaného úložiska).

Ďalšie kroky pre rozhodnutie

Interná diskusia v ETP. Prejdenie reportu, prípadné otázky a iterácia obsahu pred rozhodnutím.
Stretnutie s LISCO. Prejdenie reportu spoločne, dolaďovanie scope a nacenenia podľa rozhodnutia, odpovede na otázky.
Podpis zmluvy. Implementačná zmluva a spracovateľská zmluva (GDPR), štart Fázy 1.

Kontakt

Otázky, úpravy reportu, alebo stretnutie pre prejdenie obsahu — Martin Oravec, oravec@lisco.sk, +421 903 233 416.

— Koniec dokumentu —