Technický dotazník

Prehľad používaných systémov

Pre každú kategóriu napíšte v emaile odpoveď podľa stĺpca „Čo uviesť" a doplňte odhad podľa stĺpca „Typický objem".

Sekcia A — Prehľad používaných systémov
- Účtovníctvo: Pohoda 2024, on-prem, 5 užívateľov, ~120 faktúr / mes
- Email: Microsoft 365, cloud, 12 užívateľov, ~80 emailov / deň od klientov
- Dokumenty: SharePoint + lokálne disky, mix, ~3000 dokumentov, +50 / mes
- CRM: nepoužívame
- Projektový SW: Asana, cloud, 8 užívateľov, ~25 aktívnych projektov
- DMS: nepoužívame
- Odvetvový SW: vlastná aplikácia na evidenciu klientov, hosting u dodávateľa, ~200 klientov v evidencii
- Iné: —

Možnosti prepojenia systémov

Pre 3–5 najdôležitejších systémov zo Sekcie A (typicky účtovníctvo, email, dokumenty, CRM ak ho máte) uveďte:

• Je k systému API alebo iný spôsob prepojenia (export, webhook, CSV)? Áno / Nie / Neviem
• Použili ste ho už niekedy (vlastné prepojenia alebo cez nástroje ako Make, Zapier)?
• Krátka poznámka — čo viete o jeho dostupnosti

Ak nemáte API ale máte možnosť exportu dát (CSV, XML, PDF) zo systému, opíšte krátko ako prebieha export a ako často ho robíte.

Sekcia B — Možnosti prepojenia systémov
- Pohoda: API neviem, nepoužili sme. Export CSV vieme spraviť ručne raz mesačne.
- Microsoft 365: API áno, používali sme cez Power Automate na pár automatizácií.
- SharePoint: API neviem, ale dokumenty sú v štandardnej štruktúre.
- Asana: API áno, niekedy sme cez Zapier sťahovali úlohy do Excelu.
- Vlastná aplikácia: API nemá, ale dodávateľ ho vraj vie poskytnúť.

Dáta a dokumenty

Pre každý typ obsahu napíšte v emaile odpoveď podľa stĺpca „Čo uviesť".

Citlivosť uvádzajte v škále: bežná / citlivá / dôverná / zvlášť citlivá.

Plus voľná otázka: existuje typ dát ktoré z principu nemôžu opustiť firmu ani v zašifrovanej forme (napr. právnické tajomstvo, zdravotné údaje)? Ak áno, ktoré.

Sekcia C — Dáta a dokumenty
- Faktúry: v Pohode + sken PDF na zdieľanom disku, formát PDF + Excel, bežná
- Zmluvy: SharePoint zložka „Zmluvy", Word + PDF, citlivé až dôverné
- Klientska komunikácia: Outlook (M365), bežná
- Interné metodiky: nemáme zdokumentované
- Klientské osobné údaje: v Pohode a Excel zoznamoch, citlivé (GDPR)
- Dáta ktoré nesmú opustiť firmu: zmluvy s NDA klauzulou — interný server

Compliance a regulácia

Odpovedzte áno / nie / neviem na nasledovné. Pri „áno" doplňte detail.

• Máte určeného DPO (zodpovednú osobu pre GDPR) — interne alebo externe?
• Pracujete s osobitnými kategóriami osobných údajov (zdravotné, biometrické, ...)?
• Máte sektorovú reguláciu (NBS, ÚRSO, zdravotnícka, právnická, NIS2, iné)?
• Máte interný zákaz alebo obmedzenie používania cloud AI služieb (OpenAI, Anthropic, Microsoft Copilot)?
• Máte interný zákaz ukladania dát mimo EÚ?
• Máte bezpečnostnú certifikáciu (ISO 27001, SOC 2, iné)?

Sekcia D — Compliance
- DPO: externe, advokát XY
- Osobitné kategórie: nie
- Sektorová regulácia: NIS2 (energetika)
- Zákaz cloud AI: zatiaľ nemáme, ale je to otvorená otázka
- Zákaz dát mimo EÚ: áno, vyžaduje EÚ data residency
- Certifikácia: nie

IT support a prístupy

Odpovedzte na:

• Kto rieši IT vo firme? Interný IT (zamestnanec) / externý dodávateľ / mix / vlastník či konateľ
• Ak externý — meno firmy alebo kontakt
• Response time externého IT na bežné požiadavky (same-day / do 3 dní / týždeň+)
• Kto má admin prístupy do účtovného alebo ERP systému?
• Kto má admin prístupy do M365 alebo Google Workspace?
• Vie nám IT poskytnúť read-only prístup do systémov pre Discovery audit? (áno / treba dohodnúť / nie)
• Plánujete v najbližších 6–12 mesiacoch migráciu alebo zmenu kľúčového systému?

Sekcia E — IT support
- IT: externý dodávateľ + vlastník dohliada
- Externý IT: ABC IT s.r.o., kontakt Ján Novák, jano@abcit.sk
- Response time: zvyčajne same-day, niekedy do 2 dní
- Admin Pohoda: účtovníčka Mária + externý IT
- Admin M365: externý IT
- Read-only prístup pre audit: treba dohodnúť, ale vieme to zariadiť
- Plánovaná migrácia: zvažujeme prechod z Pohody do Money S5 v Q4 2026

Existujúce automatizácie

Máte aktuálne nasadené nejaké automatizácie alebo integrácie? Odpovedzte na každý nástroj áno / nie + krátka poznámka čo robí.

• Make.com (Integromat)
• Zapier
• Microsoft Power Automate
• n8n
• Vlastné skripty (Python, Node, PowerShell, ...)
• AI nástroje (ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot)
• Iné

Sekcia F — Existujúce automatizácie
- Make: nie
- Zapier: nie
- Power Automate: áno, posiela notifikácie z Outlooku do Teams
- n8n: nie
- Vlastné skripty: nie
- AI nástroje: niekoľko ľudí používa ChatGPT individuálne, firemnú licenciu nemáme
- Iné: nie

Známe blockery alebo obavy

Voľný text v emaile. Spomeňte čokoľvek čo by sme mali vedieť pred Discovery — napríklad:

• Systém ktorý chcete časom vymeniť ale zatiaľ na ňom bežíte
• Pokusy o automatizáciu ktoré v minulosti zlyhali (a prečo)
• Tech dlh ktorý poznáte ale neriešite
• Bezpečnostné alebo právne obmedzenia ktoré sme nezachytili vyššie

Sekcia G — Známe blockery
- Pohoda nás obmedzuje pri viacerých klientoch súčasne, plánujeme prechod
  na Money S5 do konca roka.
- V minulosti sme skúšali automatizáciu fakturácie cez Power Automate —
  zlyhalo to lebo Pohoda nemá API, pracovali sme cez CSV export ktorý
  bol nestabilný.
- Žiadne ďalšie obmedzenia.

Use case kontext

Ak už máte konkrétnu predstavu čo chcete riešiť, sem to spomeniete. Ak nemáte — preskočte, identifikujeme spolu na kickoff meetingu.

• Aké procesy podľa vás stoja za automatizáciu?
• Plánujete chatbot / AI asistenta? Pre interných ľudí alebo klientov?
• Máte konkrétny systém ktorý chcete prepojiť?

Sekcia H — Use case kontext
- Najviac nás trápi mesačný klientsky reporting — robíme ho ručne v Exceli,
  zaberá to účtovníčke 2–3 dni.
- AI chatbota neriešime, ale interný asistent nad našimi metodikami by sa
  hodil — máme veľa interných postupov v rôznych dokumentoch.
- Nemáme konkrétny tooling, sme otvorení odporúčaniam.